BTS-ERP — 소규모 기업 맞춤형 통합 ERP

소규모 기업에 왜 맞춤 ERP인가

직원 수십 명 규모의 회사에서 ERP 도입이 실패하는 이유는 대체로 같습니다. 기능이 부족해서가 아니라, 회사 업무와 화면이 맞지 않아 결국 아무도 쓰지 않기 때문입니다. 엑셀이 다시 돌아오고, ERP는 껍데기만 남습니다. 저희는 그 반대로 접근합니다. 지금 회사가 실제로 일하는 순서를 그대로 화면으로 옮깁니다. 같은 숫자를 부서마다 다시 적고, 진행 상황을 물어봐야 알고, 결재가 종이와 메신저로 흩어지고, 월말에 모든 일이 몰리고, 기한을 사람이 기억하고, 자료가 개인 PC에 흩어지는 여섯 가지 문제는 「한 번만 입력」하는 흐름이 끊기지 않으면 대부분 저절로 사라집니다.

업무 흐름 — 수주에서 결산까지

ERP의 값어치는 화면 수가 아니라 흐름이 끊기지 않는가에 있습니다. 영업·수주 → 계약 체결 → 과업 생성 → 인력 배치 → 진행 관리 → 납품·완료 → 세금계산서 → 수금 확인 → 전표·마감 → 결산·신고로 이어지는 10단계에서 같은 숫자를 두 번 입력하는 지점이 없습니다. 계약 화면의 [이 계약으로 과업 생성] 한 번으로 발주처·과업명·기간·계약금액이 넘어가고, 계약금·중도금·잔금 일정은 회계의 12개월 자금현황에 자동 합산되며, 급여 월 마감 시 4대보험·소득세 계산과 회계 전표 생성이 동시에 처리됩니다. 계약금액·매출·수금·원가가 모두 같은 계약 레코드에서 파생되므로 부서마다 다른 숫자가 나오는 일이 구조적으로 발생하지 않습니다.

핵심 세 가지 — 과업 진행 · 전자결재 · 회계

과업 진행관리는 수주한 모든 일을 12개 컬럼 한 표에 올려놓고, 진행률과 별도로 성과품 작성·제본·등록·검수·청구 같은 마무리 항목을 체크리스트로 관리해 대시보드에 그대로 올립니다. 전자결재는 휴가·지출·계약·퇴사 등 모든 승인을 시스템 안에서 처리하되 단계 수를 최소로 잡고 신청 화면을 한 장으로 유지하며, 결재선 단계와 자필 사인, 증빙 첨부가 함께 저장되어 「누가 언제 무엇을 승인했는지」를 증명합니다. 회계는 법인카드를 사용 즉시 등록해 은행 내역과 자동 대사하고, 세금계산서는 홈택스 엑셀·PDF 인식으로 등록해 전표 자동 생성으로 분개까지 이어지며, 전월 매출·매입과 분기 부가세 자료팩은 버튼 하나로 세무사에게 발송됩니다. 신고와 세무 판단은 세무사가, 자료 정리와 전달은 시스템이 맡습니다.

자동화 · 연동과 시스템 구성

계약서 PDF 인식, 세금계산서 PDF 인식, 홈택스 엑셀 업로드, 명함 인식, 사업자 상태 조회, 카드 내역 자동 매칭, 계정과목 추천, 이메일 자동 송부, 메일함 자동 수집, 인감 이미지 생성, 운행일지 자동 생성, 만료·기한 알림, 한글(HWPX) 문서 생성 — 사람이 옮겨 적는 지점마다 자동화를 배치했습니다. 자동 인식 결과는 값을 미리 채워 두는 역할까지만 하고 저장은 담당자가 확인한 뒤에 이루어집니다. 데이터는 전부 사내 서버(PostgreSQL) 한 대에 저장되고 직원 PC에는 실행 파일 하나만 설치하며, 소규모 기업 실무는 표를 크게 펼쳐 놓고 수십 행을 한 번에 확인·수정하는 작업이 많아 웹이 아닌 데스크톱 표로 구성해 엑셀 복사·붙여넣기와 파일 드래그앤드롭이 그대로 동작합니다.

구축 절차 · 보안 · 운영

업무 진단(부서별 인터뷰, 엑셀 서식·서류 양식·결재 방식 수집) → 범위 확정 → 구성·개발 → 서버 설치·데이터 이관 → 교육·시범 운영(1~2개월) → 정식 운영·지속 개선의 6단계로 진행하며, 서식과 양식, 계정과목과 요율, 결재선과 권한, 과업 공정과 체크리스트를 회사에 맞춥니다. ERP 자체 로그인과 역할별 권한 매트릭스로 회계·급여는 담당자와 임원만 열람하고, 모든 변경은 전후 값과 함께 감사 로그로 남으며, 데이터베이스는 사내 IP 대역에서만 접속을 허용합니다. 매일 새벽 자동 백업(14일 회전)과 ERP 시작 시 자동 갱신으로 전산 담당자 없이도 운영되며, 구축 범위와 기간은 1~2시간의 업무 진단 미팅 후 제안드립니다.

핵심 지표

• 3대 — 핵심 — 과업 진행 · 전자결재 · 회계
• 8 — 표준 업무 모듈 · 36개 세부 화면
• 5~30 — 적정 인원 규모 — 전산 담당자 없이 운영
• 0원 — 월 사용료 — 사내 서버 자체 운영, 계정 과금 없음

산출물

• 전체 과업 현황표·간트 일정표
• 결재 문서·결재선 이력
• 12개월 자금현황표
• 시산표·손익계산서·재무상태표
• 세무사 자료팩 ZIP
• 견적서·계약 서류 5종 PDF
• 급여명세서 PDF·급여대장
• 보유장비·차량 운행일지

도입 효과

• 진행 중인 과업·이번 달 자금·미수금·만료 임박 항목이 첫 화면에 있어 주간 보고를 기다리지 않고 판단
• 계약에서 시작한 정보가 과업·서류·세금계산서·수금까지 이어져 부서 간 재입력과 대조 작업이 사라짐
• 전자결재 승인이 사인·첨부와 함께 영구 보관되어 노무·세무·분쟁 대응 시 기록으로 설명
• 카드는 사용 즉시, 근태는 당일, 진행률은 그날그날 입력되어 월말에 한 달치를 복원하는 작업이 없어짐